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プロジェクト
2017年5月30日から改正個人情報保護法が施行されます。
今回の改正では、これまで除外対象となって来た5,000人分以下の個人情報を管理する場合も、個人情報保護法の適用をうけることになります。これは、会社などの組織だけではなく、個人事業主や、まったくの個人、そして同窓会や町内会、ボーイスカウト活動などの任意団体での活動も対象となるので注意が必要です!今回はこのようなボランティア活動での個人情報の取り扱いについて、気をつけるべきとおもった点をまとめてみました。


そもそも個人情報とは

氏名や住所などが書かれた名簿などは当然ですが、所属と名前の関係が分かるメールアドレスなども個人情報です。たとえば、iwasaki@bousai_youth.orgみたいなメールアドレスはこれ単体でも個人情報として扱う必要があります。今回の法改正では、DNAや監視カメラで識別するような歩き方や虹彩なども個人情報として明記されましたが、まぁこのあたりはこの記事に興味を持って頂いた皆さんにはさほど影響ありませんよね?


要点は5つ!

取得、利用、保管、渡す、そして開示のルール

ざっくりと、要点をまとめると、まず大事なことは個人情報を取得する際に、利用目的や委託先について、しっかりと明示することがあげられます。これがなければ、各所でつまづくことになります。基本的には個人情報を集めた場合には、施設の予約時の名簿提出や、メールや郵便物の送付など、何らかの形で外部と利用することになると思いますので、この点について、利用目的として明示し、業務委託についても触れておくのが安全と思われます。取得時に明示した利用方法以外には利用できなくなってしまいますので、ここをしっかりと固めることが大事です。また、利用目的以外には利用しない、ということを確認することも大切ですね。

つぎに大事なのが、保管方法。パソコンであればウィルス対策や必要に応じて暗号化、紙のデータであれば鍵のかかる場所に保管するなどの対応が必要になります。今回の改正にあたって、名刺などの情報も、それが整理されて保管されている場合は個人情報であると明示されましたので、取り扱いには留意が必要です。

そして、個人情報を他人に渡さない、渡す場合には本人の同意を得る、ということが重要です。特に、他人に渡す場合のルールを設定し、他人に個人情報を渡す場合には、その情報がいつ、どのような目的で、どのように取得された情報かを確認すると共に、いつ、誰に、なんのために、どのように渡したかをきちんと記録しておくことが必要です。うーん、書いているだけでも面倒ですね・・・。ただ、これは次に触れる情報開示の上で重要な情報になります。

最後に、これはあまりないと期待したい部分ですが、取得・保管している個人情報に関して、開示や訂正の請求を受けたら、これに対応する必要があります。そのための手続きについて規定しておくことや、請求を受けた際に対応する体制を整えておくことも必要になります。

以上、ざっくりと要点を自分のためにまとめたつもりですが、本当に最低限の情報であれば、下記のパンフレットにその要点がまとめられていますので、まずはこちらを確認することをお勧めします:

「中小企業、小規模事業者のみなさまへ」個人情報保護法の5つの基本チェックリスト
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/personal_2902leaf_smallbusinesses.pdf

参照

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